辦公設備選購 有訣竅 藉由工具瞭解需求，進行整合管理等多管齊下，以達到OA採購最佳化

企業在部署採購公司的辦公設備產品時常常面臨兩大難題，其一就是成本壓力導致在選購產品時常常面臨價格與性能的抉擇；另外，對自身使用需求的不夠瞭解與明確，兩種情形所導致的結果，往往是產品的採購無法滿足需求。然而，如何能解決以上難題，並可為公司達到最佳的成本與辦公效益，其實可藉由工具瞭解本身使用需求、找出降低成本方式、進行整合管理等方式下手，如此才能達到採購最佳化。台灣佳能資訊表示，企業應針對以往辦公室複合機的使用記錄與來了解自身的使用模式或習慣。同時應一併將印表機(噴墨或雷射)之使用費用與效率放入整體評估中，方能作最好的規劃。真正的成本節省不光只在硬體投資比較著手，應要更了解目前整體服務效率與使用習慣後，方能要求服務供應商提出規劃方案與比較。此外，企業宜選擇服務標準化、服務單一窗口化並提供有效整合方案或客製化的業者，如此才能簡化作業流程與手續，符合作業需求，有效提升效率並降低成本。台灣富士全錄表示，過去企業在採購設備時，可能會依不同的需求購買不同的設備，如掃描器、傳真機等。當設備的台數變多時，整體擁有成本也相對升高，管理也會造成不小的困擾；更何況，有些機器不一定是全天候的使用，反而造成空間與能源的浪費。鑑此，企業最好選購能提供降低成本與環境影響的多功能複合設備，並且選擇具有辦公室設備整合能力以及能提供設備耗電成本與二氧化碳排放量報告的業者來進行布署，如此不須再為管理設備和成本增加而煩惱，還可以同時增加工作效益與降低環境影響。台灣理光認為，省成本當然是選購時的關鍵，但是必須瞭解要從哪裡省，像是可從不同的ID管理來著手，例如可以單機限制使用功能、限制使用者額度，或進階可整合現有ID帳號的卡機系統等來節費並兼顧管理效益；另外，要達最佳成本的效益，就必須在採購時就統一雙方需求一並交給服務公司管理，像理光提供「管理文件服務(MDS) 」，就是最佳化整合管理所有設備及文件的流程服務，達到完全符合所有客戶需求，從硬體設備、軟體流程及服務體系的建立，這種單一的服務模式，才是有經濟效益的方案。對於企業有採購雷射印表機需求，台灣愛普生建議，應該要注意以下幾個地方如主機價格、單張列印成本、首頁列印速度及月印量等；另外，也可依需求，作選購標準，比方有傳真、掃描需求，可以選有列印、影印、掃描、傳真四合一多功能的雷射複合機；還有就是完善的售後服務，比方維修服務中心的全台設置點是否夠多？有沒有到府交換機、24小時完修，或是2～3年的保固等都是採購重點。