Super MIS系統打造宅配尖兵

前言：在講求速度的時代，物流方面當然更求快速、即時，為了全面提升貨物送達服務，以及降低成本，台灣宅配通極力建置「Super MIS」，企圖打造出火力十足的宅配尖兵團隊。網路家庭(PChome Online)於2008年6月舉辦PChome商店街推出第3方物流宅配記者會，台灣宅配通執行副總經理王少平被邀請為座上嘉賓，原因是台灣宅配通為PChome商店街這次推出服務所合作的宅配業者。究竟是什麼條件，讓宅配通可以拿下PChome商店街這個大客戶？王少平說，宅配通背後強大的IT支援，是重要因素之一。與客戶及便利商店完成系統對接台灣宅配通成立於2000年7月，該公司主要鎖定B2C與C2C這2塊市場業務，在B2C業務上，面對的客戶群為企業單位，實體通路如安麗、電視購物頻道如東森購物、富邦MoMo台與ViVa，以及網路商店如PChome Online等，至於C2C客戶，則直接面對便利商店業者，如全家便利商店。王少平指出，不管是B2B或B2C業務，要達到快速取貨、交貨，以及讓整個物流資訊透明等優質服務，都必須透過背後完整的IT系統才能辦到，無論是與B2B的東森購物、PChome Online、安麗等客戶，或面對B2C的全家便利商店，都要利用資訊系統，進行即時資料拋轉，才能協助宅配業務達到即時送達的目標。就B2C業務而言，其宅配作業流程為：消費者完成購物後，購物資訊傳送到系統平台上，此時，不只商家會看到訊息，宅配通也已經透過電子資料交換(Electronic Data Interchange；EDI)系統，於第一時間在其平台上取得消費者購物資訊，此時，宅配通的業務司機(Sales Driver；SD)會在最短的時間內，列印出訂單，並出車到商家取貨，進行宅配。至於C2C業務的流程則為：當消費者到便利商店交付宅配服務時，便利商店中的端點銷售(Point of Sale；POS)系統可以連上宅配通的IVR系統，IVR系統會直接通知該站SD有貨物需要宅配，SD可迅速到便利商店取件。目前，宅配通的企業客戶多達數萬家，由於每家客戶所使用的後端平台差異甚大，再加上每一企業的物流作業流程都不相同，因此，宅配通在與不同客戶進行資訊平台串接時，都必須開發客製化系統，從平台介接、系統測試、到嚴格的防火牆機制等，都要花費不少心力。王少平表示，一般來說，該公司傾向由自己的MIS團隊進行這項工作，除非專案很大或客戶要求複雜，才會考慮採取委外建置。Super MIS下的宅配尖兵藉由與客戶端進行資訊系統對接，除了讓宅配通可在第一時間進行收件外，宅配過程當然也要做到快速、高品質的服務，王少平表示，整合宅配通原本既有的IT系統，再輔以一些新的概念，2008年第1季，宅配通打造了名為「Super MIS」的後端資訊平台。宅配通的「Super MIS」平台概念，主要是將該公司從成立以來便積極建置的多種IT應用整合在一起，讓所有物流資訊可以清楚呈現在系統上，王少平指出，Super MIS平台包括高頻(Radio Frequency；RF)車機、全球衛星定位系統(GPS)追蹤、GPRS即時傳輸等弁遄A以及該公司在2007年底與新光銀行合作推出的「宅配代收貨款+無線刷卡付費服務」。具體而言，透過Super MIS系統的作業模式，資訊完全透明，當SD完成收件，藉由RF車機上的GPS與應用程式，收集貨物從轉運站、配送所、上車、銷單(貨物送達)的每一環節資訊，然後再輔以GPRS即時上傳資訊，將訊息即時回傳到宅配通後端的Super MIS平台，如此一來，貨物流的所有資訊全部被記錄在平台上，包括客戶、消費者以及宅配通總公司，都可以清楚貨物流通到哪裡。當貨物送到消費者手中，SD進一步利用身上配備的無線刷卡機，讓消費者透過無線刷卡付費模式付款。王少平說，從6年前開始，宅配通就已經開始提供客戶金流服務，不過，以往都以收取現金方式完成金流作業，然而收取現金可能發生收到偽鈔，或是SD遺失金錢等問題，使宅配通每年大約損失千分之3以下的營收額，比例雖然不高，但仍是一筆呆帳，而且，除了宅配通公司本身的損失外，對SD而言，也多了負擔遺失現金的風險，如今透過刷卡服務，可以減少這類風險。當然，並非所有消費者都願意刷卡付費，現在宅配通的金流服務同時採用收取現金與無線刷卡2種方式。其實，無線刷卡付費在日本早就相當盛行，不過在台灣卻不多見。然而目前採用GPRS作為傳輸方式的刷卡服務，是否會有斷線或傳輸太慢等問題？對此王少平表示，因為近年來2.5G覆蓋率已相當完整，因此，除了一些極度偏遠的地區，會收不到GPRS訊號之外，大抵上沒有太大的問題；至於傳輸速度也不會太慢，曾經自行測試過的王少平說，每１筆交易最快可在3分鐘內完成，與消費者在實體商家進行刷卡時的狀況相去不遠。宅配通的無線刷卡服務上線近半年，目前每個月已經有新台幣好幾千萬元的業務，王少平相信，無線刷卡付費模式未來的成長空間還相當大。除了藉由IT系統提升服務品質，面對高油價時代來臨，高度掌握IT應用的王少平表示，下一階段的IT任務，是準備導入「車隊管理系統」來降低汽車油耗。王少平指出，開車時的駕駛行為，是決定油耗高低的重要因素之一，他引述經濟部提出的資料強調，汽車在停車卻沒有熄火的狀態下，平均每停10分鐘就會消費0.14公升的油，另外，車子是否依照最短的路線進行送貨，也關係到油耗，因此，宅配通決定藉由車隊管理系統，針對汽車的速度、溫度、燈號、異常訊號等進行分析，改善司機駕駛行為，以減少車輛油耗。王少平指出，該公司預估在導入汽車管理系統之後，每1部車、每1天可以省下1公升的油，依照目前柴油價格每公升新台幣32元、宅配通現有800輛貨車來計算，每天至少可省下2.56萬元，1年下來可省下近千萬元。「每次投資1項新的IT系統建置，對公司而言就是一筆龐大的支出，」王少平舉無線刷卡服務為例，目前宅配通總計有800輛車，每輛車配備1台從法國進口的無線刷卡機，光是這項硬體設備支出，就高達新台幣近5,000萬元，若再加上後端的軟體開發與其他硬體設備，以及導入時的教育訓練費用，總支出金額相當可觀。「儘管如此，該做的還是要做，」王少平體認到，要完善宅配服務，IT系統是不可或缺的一環，不停為Super MIS打造新功能的宅配通，預計該平台可為公司帶來龐大的績效，除了年省近千萬元的油費支出，王少平說，藉由針對SD的行程管理與即時配送，要讓每1位SD的貨物配送量，年成長達到10%~15%，此外，也因為後端具備優質IT系統，可以吸引更多客戶青睞，招攬更多業務；如果將所有效益轉換成具體營業額，估計每1年可以為公司增加上億元的業績。