富士全錄BPX計畫與提升統一超商營運效率

不只是全省7-EVELEn門市，包括7-7-EVELEn統一超商企業總部辦公室也是採用台灣富士全錄Fuji Xerox多功能複合機。統一超商公司總務部專案負責人表示，在Fuji Xerox定期與主動式及專業的諮詢顧問服務下，統一超總部採用Fuji Xerox多功能複合機設備已有近13年的歷史。行政效率大躍進有感於過去影印、列印、傳真、掃描作業皆由單機完成，不僅占空間，耗材與維修成本亦高，更無法提升工作效率。現在的多功能複合機可一機含括影印、列印、掃描、傳真功能，因此統一超總部辦公室已經全面淘汰傳真、掃描機，下一階段計畫淘汰印表機，由多功能複合機全面取代。在導入Fuji Xerox解決方案後，最直接感受的效益是紙張用量大幅降低，依各單位不同需求，如對外聯繫較頻繁的法務與公關單位，提供專屬多功能複合機設備，導入傳真無紙化（Fax to e-mail）解決方案，讓傳真文件不漏接，也可先過濾後再選擇列印，減少用紙量，提升行政效率。雖然紙的費用占公司整體事務成本比例不高，但文件輸出是每天都會發生的例行事務，可積沙成塔，且無形中創造一種氛圍，內化成企業文化，塑造相同的工作態度，強化向心力，彰顯統一超商「勤奮、務實」、「共好」的企業形象。當一解決方案達到七至八成整體使用率後，統一超總務部門才會思考引入下一階段的解決方案，如目前正在導入的個人化列印功能，經教育訓練後宣導正確的文件輸出使用觀念，且因採個人別，讓員工使用心態更加謹慎。提高文件輸出價值依目前使用經驗，很多企業內部為了省錢不使用彩色列印，並採回收紙再列印，這樣的文件輸出觀念一點也不smart，還不如在第一次文件輸出時就先採多合一或雙面列印，避免設備損壞影響工作效率，也可降低維修成本。然後將省下的成本用在彩色輸出文件上，讓有彩色文件需求的單位能充分發揮業務績效。目前統一超內部仍未達文件輸出的理想標準，還需持續推廣與努力，將會繼續接受Fuji Xerox專業顧問式建議，朝設備合理化、印量合理化的目標努力。改善企業營運難題台灣富士全錄解決方案推進部Team Leader郭家瑋表示，今年台灣富士全錄積極推動BPX（Best Partner Fuji Xerox）計畫，強調與客戶的合作夥伴關係，提供客戶持續的顧問、溝通與維修服務，在了解客戶真正需求後，再提供最適切且全方面的解決方案與產品，協助一步步落實並解決問題。在提供專業顧問服務前，必須先了解市場、了解全球趨勢，在剖析市場需求後，Fuji Xerox針對目前整體環境所重視的三大課題，推出企業治理、提升生產力、降低成本等三大解決方案，並在Fuji Xerox跨全球組織的資源共享下，提供各型企業的導入經驗，解決企業即將面對或已面臨的文件輸出需求。從統一超商的案例中即可了解，在Fuji Xerox的解決方案專案人員、業務人員、客服人員與技術支援人員的團隊支援下，兩造間的關係已從傳統事務機設備租賃進化成合作夥伴關係。郭家瑋認為，設身處地幫客戶著想，協助客戶獲利，提供具價值的服務，今年初Fuji Xerox即協助某銀行台中分行，在導入複合機設備與整合企業既有工作流程後，將原需20 人人力的分行作業，減化成七人即可正常運作，不僅大幅降低開設分行的人力成本，更因縮短作業流程，提高民眾滿意度。如能達成降低成本的訴求，在員工一致且正確的文件輸出觀念下，何必再限制彩色文件，企業應讓彩印發揮業務推廣的重要角色，讓合理化列印彰顯真正價值。