推展知識社群　「相信」才會有熱情　大東樹脂化學公司台中廠廠區經理陳鋘錂

知識管理(KM)這個名詞已經喊了很多年，當市場正熱時，不少業者為了趕時髦，在第一時間導入，當然，也有業者低調的默默進行。本文將由大東樹脂化學股份有限公司台中廠廠區經理陳鋘錂分享如何利用推展知識社群，來落實大東樹脂的知識管理。知識社群的經營跟開店很像，首先要吸引顧客的注意，因此剛開始時，可能要透過各種宣傳活動來推廣，一旦客人上門後，還要能提供可維繫客戶忠誠度的商品與服務；社群的經營也是一樣，若要長久經營，重點在於能提供什麼樣的內容給社群組員分享。推展知識社群是1件艱難的工作，若不相信社群的力量，就不會有熱情，沒了熱情，時日一久，社群也就消失了。那麼，要怎麼做才能讓社群互動活絡，並持續經營？找對的社群經營者大東樹脂導入知識管理(Knowledge Management；KM)約2年，經營社群則有1年的時間，我們發現，社群經營成功的關鍵在於社群負責人(或稱版主)，所以要找在組織內有影響力、有熱情的人擔任版主，因為有影響力，才能有效降低推動的阻力，有熱情，才可帶動社員一起成長，社群負責人甚至會隨時追著社員參加討論、繳交心得、製作知識物件……等，讓社群真的動起來。企業知識社群的經營，與企業文化有著密切的關係，是企業文化的塑造，初期當員工尚未養成習慣之前，其實必須採半強迫的方式，管理與激勵雙管齊下，養成員工主動參與的習慣。尤其是專業型的社群，建議不要一開始就交給資淺的同仁負責，除非有百分之百的把握，否則最好先由資深同仁帶動，待上軌道後，再轉由資淺同仁來承接，由資深同仁在背後當靠山。之所以由資深同仁來擔任，是因為社群並無完全的強制性，但仍有其使命要達成，諸如年度計畫、經營計畫等，若由沒有影響力的人來推動，一旦遭遇跨單位協調時，執行起來可能就無法使命必達了。新店開張　要先吸引注意目光新社群開張，一定要無所不用其極的宣揚，或是威逼利誘，重點就是要先吸引同仁的注意目光，製造門庭若市的效果，才可能有同仁願意加入。千萬不可以無聲無息，甚至抱著謙虛一點、低調一點，或是不好意思的心態，這樣是無法將社群推展出去的。誠如開頭所言，社群經營就像開店，新店開張一定要先吸引顧客注意，有顧客上門，才有機會將產品銷售出去。經營社群也不是1、2個人的工作，經營社群比規劃社群需要更多的時間、精力與努力，所以，要找到志同道合的夥伴，志願為社群貢獻，凝聚社群經營的熱情。還有一點要分享的是，對於第1次參與社群的人，一定要給予熱切的歡迎，讓新加入者有受到歡迎、受到重視的感覺。此外，我也要感謝一起參與社群的同仁，因為基本上，參與社群的幹部都算是義務性質，佔用了他們不少下班時間。實體與虛擬並重　效果更佳企業內部的專業社群，不似外面網路上純虛擬的社群，如果要讓社群效果更好，建議可採取實體與虛擬並行的方式來經營。所謂的實體，指的是透過讀書會、座談會、專案報告、教育訓練、專題講座、技術研討、社群觀摩……等方式，讓同仁直接面對面接觸與交流。至於虛擬，就是網路上的討論區、留言板、佈告欄、投票區、電子報、聊天室及文件資料庫等，可不受時間與空間的限制，進行經驗分享與交流。深化與廣化製程安全管理　成立PSM知識社群知識管理專家Dr. Jim Botkin曾經說過：「1個沒有知識社群的知識管理，就像1台沒有人操作的電腦」。知識社群的主要特色，就是以各種不同的方法，不斷產生互動，藉由互動激發出新的想法，這些想法透過記錄的方式納入知識管理體系，就有機會形成1個新的知識物件或創新，達到發揮社群內容價值的目的。在大東樹脂提起PSM(Process Safety Management；PSM，意指製程安全管理)這3個英文字母，可說無人不知、無人不曉。在還沒推行PSM之前，大東樹脂就和國際大廠杜邦有合作關係，在某次的因緣際會下，大東樹脂由杜邦引進PSM，也開啟了大東樹脂的安全之門。杜邦是現今公認的安全典範，現在大東樹脂也是非常重視安全，然而絕對無法在短時間內達到杜邦的水準，要走的路還很長，因此，大東樹脂特地在2008年9月成立製程安全管理知識社群，希望能將PSM深化與廣化，讓大東樹脂成為1個真正安全的企業。除了專業的知識社群，大東樹脂也允許同仁成立與專業知識無關的社群，我們稱之為樂活社群，目前除了PSM知識社群外，還有元氣單車社群，也相當受到同仁的喜愛。有些企業可能不願支持非專業知識社群的經營，不過，適度開放成立非專業知識社群，其實有助於專業知識社群的運作，只要控制得當，且員工也可接受規範，還是有其好處，例如可讓員工學習社群的運作、體驗社群的好處、加強員工之間的關係。針對社群的運作，大東樹脂訂定了GM203.00知識社群管理作業規定，內容詳細規範了社群的申請方法、社群評比、實體運作費用補助及實體運作活動時間，讓後續執行有明確規範，既可鼓勵員工參與，也不致影響正常工作。最後，再分享一些經驗，企業可以成立的專業知識社群很多，只要有助於工作與相關人員經驗的交流，都很值得支持；不過，專業的社群名稱可能比較難引起同仁的興趣，因此，不妨為專業的社群取個誘人的名字，這樣對吸引同仁參與會有不錯的效果。