保誠人壽部署Notes平台 以鋪設整合服務網路

運籌全球的國際集團亟需強大一致的協同平台，才能跨越時空，達到企業互動與整合的目標。英國保誠人壽在集團策略的驅使下，導入 Notes應用，從中獲得許多超越單純訊息系統的卓越成效。集團資源支援Notes快速上線保誠人壽 Notes 初期的導入內容 ，包括電子郵件系統、行事曆管理、公用資源預約等。目前進行中的 E-Office 專案 ，是以落實電子表單為目標，希望藉此提升辦公室自動化，減少紙張使用。現已上線的系統包括加班請假、公文簽呈、會議記錄以及企業通訊錄等。截至目前為止，保誠人壽在台已有上千人使用 Notes 系統 ，使用族群含括全國各地營業據點的內勤人員。保誠人壽系統規劃部經理湯佩瑛表示，為使 Lotus Notes轉換過程平順，透過密集的教育訓練，協助員工克服過去的使用習慣，並借助中國大陸的 Notes 應用經驗 ，因此僅花費一至兩個月就能成功上線。電子表單　落實辦公室自動化電子表單是保誠人壽接下來的 Notes 應用重點 。湯佩瑛表示，過去都以書面處理請假或加班需求，現在透過 Notes 電子表單 ，使用者只需在 Notes 輸入相關資訊即可自動送審，主管核可後再由Notes轉送給人事部門，如此精簡人工呈遞、加快作業速度，也減少紙張的使用量。Notes 在保誠人壽電子表單應用的第二階段 ， 預計加入文具用品申請、技術服務支援，以及申訴作業流程處理等系統，而採購與請款流程的 e 化則會放在第三階段。建立綿密整合的服務網絡另一項隨電子表單上線的重要系統，是0800服務熱線的支援運作。通常保戶產生需求時會直接撥到0800服務熱線，待服務代表確認需求後，隨即照會相關部門，再追蹤責任單位的承辦進度，以完整解答回覆保戶。平均一通電話至少牽涉 4 個人，其間的溝通往來相當繁複。 Notes 上線之後 ，可依賴系統的自動化稽催功能，即時確認並追蹤承辦單位的工作進度，除大幅降低通訊成本，自動化追蹤功能亦增加效率，最終反應在客戶服務品質的提升上。湯佩瑛指出，保誠人壽當初在評估工作流程解決方案時，發現許多供應商都採取專屬技術，委外處理的成本過高，無法符合企業利益，但Notes 環境中所具備的工作流程功能 ，不僅讓企業易於導入 ，也便於整合及維護，這是 Lotus Notes雀屏中選的主因，在實際運作上也印證Notes的強大功效。